Od 1. siječnja 2006. godine pretežiti broj obveznika poreza na dohodak koji obavljaju samostalne djelatnosti obrta, slobodnih zanimanja i poljoprivrede i šumarstva iz članka 18. Zakona o porezu na dohodak („Narodne novine“ broj 177/04- u daljnjem tekstu: „Zakon“), obvezni su voditi novu evidenciju, o kojoj su načelne odredbe propisane samo Pravilnikom o porezu na dohodak (Nar. nov., br. 95/05.- u daljnjem tekstu: Pravilnik). 

Utemeljenje te obveze nalazi se u članku 21. stavak 1. Zakona, kojim je propisano da se poslovnim izdacima u samostalnim djelatnostima iz članka 18. istoga Zakona smatraju svi odljevi dobara poreznog obveznika tijekom poreznog razdoblja nastali radi stjecanja, osiguranja i očuvanja poslovnih primitaka. Poslovnim se izdacima  smatraju samo oni izdaci koji su izravno vezani za obavljanje djelatnosti.

U skladu s člankom 25. stavkom 2. Pravilnika kao poslovni izdaci mogu se priznati samo oni izdaci o kojima postoje uredne i vjerodostojne isprave i koji su izravno vezani za ostvarivanje primitaka. Između primitaka i izdataka treba postojati međuzavisnost odnosno učinjeni se izdatak treba odraziti na ostvarivanje (povećanje) tekućih ili budućih primitaka. Pri utvrđivanju povezanosti primitaka sa izdacima polazi se od normativa (utroška materijala, energije i slično), vodeći pri tome računa o načinu rada i posebnosti djelatnosti.

 Člankom 25. stavkom 3. Pravilnika propisano je da zbog utvrđivanja povezanosti primitaka s izdacima te s tim u svezi utemeljenosti u poreznoj prijavi iskazanog dohotka koji se utvrđuje na temelju primitaka i izdataka evidentiranih u Knjizi primitaka i izdataka za svaku kalendarsku godinu kao porezno razdoblje, obveznici poreza na dohodak koji samostalno obavljaju bilo koje proizvodne i uslužne djelatnosti i za obavljanje tih djelatnosti nabavljaju reprodukcijski i potrošni materijal te ugostitelji koji za potrebe ugostiteljske djelatnosti prodaju  alkoholna i bezalkoholna pića te napitke, uključivo pića i napitke koji su sami proizveli i utrošili, u posebnim evidencijama obvezno trebaju osigurati podatke o: 

- nabavi reprodukcijskog i potrošnog materijala, pića i napitaka (naziv dobavljača, broj i datum fakture), te

- uporabi reprodukcijskog i potrošnog materijala, pića i napitaka (broj internog dokumenta - specifikacije, radnog naloga i slično).

Prema odredbama članka 25. stavak 4. Pravilnika, promjene u evidenciji o nabavi i uporabi reprodukcijskog i potrošnog materijala, pića i napitaka knjiže se najkasnije u roku od mjesec dana od dana nastanka promjene. Porezni obveznici koji svakodnevno upotrebljavaju reprodukcijski i potrošni materijal, pića i napitke, knjiženja mogu obavljati na temelju specifikacija o mjesečnoj uporabi reprodukcijskog i potrošnog materijala, pića i napitaka te mjesečnoj proizvodnji gotovih proizvoda u koje je ugrađen reprodukcijski i potrošni materijal.

Međutim, kako odredbama Pravilnika nije propisan oblik i sadržaj evidencije o nabavi i upotrebi materijala, pića i napitaka, a ta evidencija treba biti temelj za utvrđivanje međuzavisnosti  iskazanih poslovnih izdataka i poslovnih primitaka u knjizi primitaka i izdataka (Obrascu KPI), a i iskaznih potraživanja i obveza u propisanoj evidenciji o tražbinama i obvezama (Obrascu TO), Porezna uprava, Središnji ured dala je Uputu klasa: 410-18/05-01/141, ur. broj: 513-07-21-01/06-2 od 8. ožujka 2006. godine. Tom Uputom zamijenjena je Uputa o načinu vođenja evidencije o nabavi i uporabi reprodukcijskog i potrošnog materijala za obavljanje djelatnosti, hrane, pića i napitaka, klasa: 410-18/05-01/141, ur. broj: 513-07-21-01/05-1 od 19. prosinca 2005. godine te time, unekoliko, pojednostavljen način vođenja te evidencije. 

2. NAČIN VOĐENJA EVIDENCIJE O NABAVI I UPORABI REPRODUKCIJSKOG I POTROŠNOG MATERIJALA, PIĆA I NAPITAKA

            Prema Uputi o načinu vođenja Evidencije o nabavi i upotrebi reprodukcijskog i potrošnog materijala, pića i napitaka, ta Evidencija treba sadržavati osobito podatke o:

- rednom broju poslovne promjene,

- datumu knjiženja nastanka poslovne promjene (nabave i utroška reprodukcijskog i potrošnog materijala, pića i napitaka),

- opisu nastale poslovne promjene i to nazivu dobavljača i broju računa ili broju internog dokumenta  (npr. zapisnika o popisu, potvrde o primitku i slično) te broju specifikacije o nastalom  utrošku reprodukcijskog i potrošnog materijala, pića i napitaka,

- mjernoj jedinici nabavljenog odnosno utrošenog reprodukcijskog i potrošnog materijala, pića i napitaka (npr. tuba od 100 ml, 1 litra, 1 kilogram, doza od 50 ml, boca od 2 dl),

- količini nabavljenog reprodukcijskog i potrošnog materijala, pića i napitaka (npr. 10 tuba, 2 litre, 1 kilogram... po određenom računu dobavljača),

-  jediničnoj vrijednosti nabavljenog reprodukcijskog i potrošnog materijala, pića i napitaka (npr. za tubu 15,00 kuna, litru 23,00 kn..., po određenom računu dobavljača),

- ukupnoj vrijednosti nabavljenog reprodukcijskog i potrošnog materijala, pića i napitaka (po određenom računu dobavljača),

- količini utrošenog reprodukcijskog i potrošnog materijala, pića i napitaka (na dan 10. srpnja utrošena 1 tuba materijala x, 1 litra, 1 kilogram, 1 pakiranje.....),

- stanju (količinskom) neutrošenog reprodukcijskog materijala, pića i napitaka na zalihi.   

U privitku te Upute dan je i ogledni primjerak sadržaja Evidencije o nabavi i upotrebi reprodukcijskog i potrošnog materijala, pića i napitaka.

Evidenciju o nabavi i upotrebi reprodukcijskog i potrošnog materijala, pića i napitaka treba voditi posebno za svaku vrstu reprodukcijskog i potrošnog materijala, pića i napitaka, neovisno o njihovom uobičajenom trgovačkom nazivu, dobavljaču i pojedinačnoj nabavnoj vrijednosti koja može biti u istom trenutku različita, ako porezni obveznik od različitih dobavljača istodobno nabavlja materijal, pića i napitke.

Obveznici poreza na dohodak nisu obvezni voditi tu Evidenciju za potrošni materijal koji se ne ugrađuje u finalni  proizvod odnosno uslugu, a nužan je u obavljanju samostalne djelatnosti kao, na primjer, za sredstva za čišćenje i održavanje poslovnih prostorija, sredstva za osobnu higijenu, pomoćni materijal, za nabavljenu stručnu literaturu, dnevne tiskovine i drugo.

Evidentiranje utroška u toj Evidenciji porezni obveznik obavlja na dan kada dođe do utroška određene vrste materijala, pića i napitaka i to određenog pakiranja ili određene mjerne jedinice. Evidentiranje se može obaviti i jedanput u svakom mjesecu i to na temelju specifikacije o utrošku pojedinih vrsta materijala u određenom pakiranju ili određene mjerne jedinice.

Sve promjene koje imaju utjecaja na evidentiranje u spomenutoj evidenciji, treba prema Uputi proknjižiti najkasnije u roku 15 dana od proteka svakog mjeseca poreznog razdoblja (iako je člankom 25. stavak 4. Pravilnika propisan rok za knjiženje kao mjesec dana od dana nastanka poslovne promjene - nabave ili utroška materijala, pića i napitaka, što je operativno lošije rješenje!).

Porezni obveznik treba svaku pojedinu karticu Evidencije o nabavi i utrošku reprodukcijskog i potrošnog materijala, pića i napitaka zaključiti sa stanjem na dan 31. prosinca svake kalendarske godine kao poreznog razdoblja, što znači da se za svako novo porezno razdoblje vodi nova Evidencija i to s početnim stanjem za svaku pojedinu vrstu reprodukcijskog i potrošnog materijala, pića i napitaka, a koje je porezni obveznik dužan utvrditi godišnjim popisom sa stanjem na dan 31. prosinca prethodnog poreznog razdoblja.

Evidenciju o nabavi i upotrebi reprodukcijskog i potrošnog materijala, pića i napitaka nisu obvezni voditi oni obveznici poreza na dohodak koji obavljaju samostalnu djelatnost trgovine na malo i obrtnici proizvođači koji svoje proizvode prodaju na malo, jer vode evidenciju o prometu robe odnosno Knjigu popisa prema odredbama Pravilnika o obliku i načinu vođenja popisa robe u trgovini na malo (Nar. nov., br. 73/02. i 79/02.). Porezni obveznici koji obavljaju samostalnu djelatnost ugostiteljstva po kojoj su osnovi obveznici poreza na dohodak nisu obvezni voditi tu Evidenciju, ako u posebnoj materijalnoj evidenciji osiguravaju količinske podatke o nabavi i utrošku pića i napitaka. Svi drugi obveznici poreza na dohodak koji obavljaju samostalne djelatnosti iz članka 18. Zakona, a za potrebe djelatnosti nabavljaju i troše reprodukcijski i potrošni materijal, pića i napitke, obvezni su voditi Evidenciju o nabavi i upotrebi reprodukcijskog i potrošnog materijala, pića i napitaka.

Prema Uputi od 8. ožujka 2006. godine način vođenja Evidencije u najvećoj je mogućoj mjeri pojednostavljen, pa se ulaz (nabava) materijala, pića i napitaka evidentira na temelju računa dobavljača i to s odgovarajućim podacima o količini, mjernoj jedinici, jediničnoj cijeni i ukupnoj vrijednosti, a izlaz odnosno utrošak materijala, pića i napitaka evidentira se dnevno ili mjesečno na temelju specifikacija o dnevnom utrošku i to u izabranim mjernim jedinicama ili određenoj količini pakovanja (na dan kada dođe do utroška određenog pakovanja ili određene količine materijala izražene u mjernim jedinicama).

Vođenje evidencije o nabavi i uporabi reprodukcijskog i potrošnog materijala, pića i napitaka pojašnjavamo na primjeru stomatologa koji jednom mjesečno, na temelju specifikacije o utrošku materijala koji vodi dnevno, evidentira uporabu materijala, a podatke o nabavi evidentira na temelju primljenih računa dobavljača.

U primjeru je prikazana nabava i utrošak materijala na kartici koju porezni obveznik vodi za anestetik.

Pretpostavimo da porezni obveznik nabavlja dvije vrste anestetika od dva različita  dobavljača, pri čemu je anestetik „A“ pakiran u ampulama sadržine od po 2 ml, a anestetik „B“ u bočicama sadržine 50 ml. S obzirom da se anestetik prodaje u različitim pakiranjima (ampulama i bočicama) porezni obveznik može za anestetik voditi jednu karticu Evidencije o nabavi i upotrebi materijala i iskazivati nabavu i upotrebu i to u mililitrima kao mjernim jedinicama (neovisno o možebitno više različitih različitim dobavljača toga materijala i neovisno o njegovoj različitoj nabavnoj cijeni).  

POREZNI OBVEZNIK: Stomatološka ordinacija

                                               “XXXXXX” (naziv)                                NAZIV MATERIJALA

MBG : XXXXXXXX   (broj mbg )                                                                ANESTETIK

MJESTO: XXX (naziv mjesta)

BROJČANA OZNAKA I

NAZIV DJELATNOSTI_____________________

EVIDENCIJA O NABAVI I UPORABI REPRODUKCIJSKOG

I POTROŠNOG MATERIJALA, PIĆA I NAPITAKA